Du organisierst gerne, arbeitest strukturiert und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen? In dieser Position unterstützt du die Rechts- und sozialpolitische Abteilung bei administrativen und juristischen Aufgaben und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft. Gleichzeitig bist du am Empfang die erste Ansprechperson für Besucher:innen und Funktionär:innen. Mit deiner freundlichen Art und deinem Gespür für Prioritäten trägst du wesentlich zu einem gut funktionierenden Arbeitsalltag bei.

Sekretariat Rechtsabteilung & Empfang (w/m/d)

Ab sofort, Vollzeit: 40h/Woche, Wien (Zentrum)

Das erwartet Dich

• Erste Ansprechperson für Besucher:innen und Funktionär:innen am Empfang
• Telefonannahme und -vermittlung, Erteilung telefonischer Auskünfte
• Post- und Evidenzstelle (elektronischer Workflow, Postein- und -ausgang, Versand)
• Administrative Unterstützung der Rechts- und sozialpolitischen Abteilung im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und juristischen Aufgaben
• Vorbereitung, Bearbeitung und elektronische Ablage von juristischen Schriftstücken, Verträgen, Bescheiden und sonstigen Dokumenten
• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Projekten
• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
• Zusammenarbeit mit sowie Unterstützung anderer Abteilungen bei Bedarf
• Du bist Teil eines kleinen Teams, in dem gegenseitige Unterstützung und Vertretung selbstverständlich sind.

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (HAK, HLW oder vergleichbare Ausbildung)

• Berufserfahrung im Sekretariat, Empfang oder Verwaltungsbereich, idealerweise im juristischen Umfeld

• Grundsätzliche Verfügbarkeit von Montag bis Freitag bis 16:00 Uhr im Rahmen der Öffnungszeiten

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); Erfahrung mit elektronischen Ablagesystemen, insbesondere Fabasoft, von Vorteil

• Freude an KI gestützten und zukunftsorientierten IT-Anwendungen

• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten

• Organisationstalent mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Hands-on Mentalität

• Selbstständige, genaue, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise

Das bieten wir

• Ein motiviertes Team, das Wert auf Zusammenarbeit, Qualität und ein professionelles, wertschätzendes Miteinander legt 

• Umfassende Einschulung und Unterstützung bei der Einarbeitung

• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung

• Bis zu 2 Tage Homeoffice pro Woche

• Gleitzeit oder Vergütung von selten anfallenden Überstunden

• Tee, Kaffee und Obst zur freien Verfügung, Essenszuschuss sowie Familien- und Kinderzulage 

• Ein modernes Arbeitsumfeld mit ergonomischen Arbeitsplätzen

• Digitale Kommunikations- und Organisationstools

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einer gut etablierten Organisation, die auf Kontinuität und Verantwortung setzt

Gehalt

Das monatliche Bruttogehalt bei Vollzeitbeschäftigung (40h/Woche) liegt je nach Ausbildung und Erfahrung bei mindestens 2.789,92 EUR; abhängig von Erfahrung und Qualifikation ist eine Überzahlung möglich.

Klingt nach Deinem Job? Dann schick uns Deine Unterlagen - Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse - per E-Mail an personal@apothekerkammer.at.

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen.